Wer Geld oder Waren aus dem eigenen Betrieb für private Zwecke entnimmt, muss das buchhalterisch korrekt erfassen. Der Buchungsbeleg für eine Privatentnahme ist kein optionales Extra, sondern Pflicht nach GoBD – und bildet die Grundlage für die steuerlich korrekte Behandlung nach § 4 Abs. 1 EStG.
Was ist eine Privatentnahme?
Eine Privatentnahme liegt vor, wenn ein Unternehmer (Einzelkaufmann, Freiberufler, Gesellschafter einer Personengesellschaft) Geld, Waren oder andere Wirtschaftsgüter aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke entnimmt. Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG, der Privatentnahmen als gewinnmindernde Korrekturgröße definiert – sie reduzieren das Betriebsvermögen und werden dem Privatvermögen zugeschlagen.
Typische Formen der Privatentnahme:
- Barentnahme: Geld aus der Kasse oder vom Geschäftskonto auf das Privatkonto überweisen
- Sachentnahme: Waren aus dem Lager für den privaten Gebrauch entnehmen (z.B. ein Händler nimmt Produkte mit nach Hause)
- Nutzungsentnahme: Private Nutzung eines Betriebsmittels (z.B. Firmenwagen privat fahren)
- Leistungsentnahme: Betriebsleistungen für private Zwecke nutzen (z.B. Mitarbeiter helfen beim privaten Umzug)
Buchungspflicht nach GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen, dass jede Geschäftstransaktion durch einen Beleg belegt wird. Dazu gehören auch Privatentnahmen. Ohne Buchungsbeleg ist die Transaktion in der Betriebsprüfung angreifbar – das Finanzamt kann fehlende Belege als Hinweis auf nicht verbuchte Einnahmen werten.
Der Buchungsbeleg für eine Privatentnahme ist keine klassische Quittung im Sinne des § 368 BGB§ 368 BGBQuittungsrecht: Der Schuldner kann nach Zahlung eine schriftliche Quittung vom Gläubiger verlangen.Pflichtangaben → (da kein externer Zahlungsfluss vorliegt), aber funktional gleichwertig: ein datierter, unterzeichneter Eigenbeleg mit allen relevanten Angaben.
Pflichtangaben auf dem Privatentnahme-Beleg
| Pflichtfeld | Beispiel / Hinweis |
|---|---|
| Name des Unternehmers / der Firma | Max Muster, Einzelunternehmen / Muster GmbH & Co. KG |
| Datum der Entnahme | 22.05.2026 |
| Bezeichnung des Vorgangs | „Privatentnahme" (explizit so benennen) |
| Betrag bzw. Warenwert | 1.500,00 Euro |
| Umsatzsteuer-Hinweis (bei Sachentnahmen) | Sachentnahmen gelten als Eigenverbrauch, der umsatzsteuerpflichtig sein kann (§ 3 Abs. 1b UStG) |
| Entnahmeart (Bar, Überweisung, Sachgut) | Barentnahme aus Kasse / Überweisung Konto 1200 → privat |
| Verwendungszweck (privat) | Private Lebenshaltungskosten / privater Einkauf |
| Unterschrift des Unternehmers | Handschriftlich als Eigenbeleg |
Barentnahme vs. Sachentnahme
Barentnahme: Der Unternehmer entnimmt Bargeld aus der Kasse oder überweist vom Geschäftskonto auf sein Privatkonto. Buchung in SKR03: Konto 1800 (Privatentnahmen) an Konto 1000 (Kasse) oder Konto 1200 (Bank). Keine Umsatzsteuer, keine Vorsteuerkorrektur.
Sachentnahme: Komplexer. Waren oder Gegenstände, für die beim Einkauf Vorsteuer abgezogen wurde, müssen bei privater Nutzung umsatzsteuerlich korrigiert werden. Die Sachentnahme gilt als fiktive Lieferung (§ 3 Abs. 1b UStG) und ist mit dem Teilwert oder Einkaufspreis zu bewerten und mit USt zu belasten. Buchung: Konto 1800 (Privatentnahmen) an Konto des entnommenen Wirtschaftsguts + Umsatzsteuer-Konto.
DATEV / Buchhaltung: Konten SKR03 und SKR04
| Vorgang | SKR03 Soll | SKR03 Haben | SKR04 Soll | SKR04 Haben |
|---|---|---|---|---|
| Barentnahme aus Kasse | 1800 | 1000 | 2100 | 1000 |
| Entnahme vom Geschäftskonto | 1800 | 1200 | 2100 | 1800 |
| Sachentnahme (mit USt) | 1800 | Warenk.+USt | 2100 | Warenk.+USt |
Hinweis: Die genauen Kontonummern können je nach Kontenrahmen und individueller Kontoeinrichtung abweichen. Im Zweifel immer mit dem Steuerberater abstimmen.
Steuerliche Konsequenzen
Privatentnahmen sind für die Einkommensteuer des Unternehmers neutral – sie mindern zwar das Betriebsvermögen, sind aber kein steuerlicher Aufwand. Das heißt: Eine Privatentnahme von 5.000 Euro reduziert nicht den steuerlichen Gewinn, sondern nur das Eigenkapital des Unternehmens.
Für die Umsatzsteuer gilt: Geldentnahmen sind nicht umsatzsteuerbar. Sachentnahmen und Nutzungsentnahmen (Firmenwagen) hingegen unterliegen der Umsatzsteuer, wenn beim Erwerb des Gegenstands Vorsteuer geltend gemacht wurde.
Muster: Ausgefülltes Beispiel
EIGENBELEG / BUCHUNGSBELEG – Privatentnahme
Unternehmen: Max Muster, Musterstraße 1, 80331 München (Einzelunternehmen)
Datum: 22.05.2026
Vorgang: Privatentnahme
Betrag: 1.500,00 Euro (Eintausendfünfhundert Euro)
Entnahmeart: Überweisung vom Geschäftskonto (IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 90) auf Privatkonto
Verwendungszweck: Private Lebenshaltungskosten
Buchung SKR03: Konto 1800 an Konto 1200
Umsatzsteuer: Nicht zutreffend (Geldentnahme)
München, 22.05.2026 ________________________
Max Muster, Unternehmer
Häufige Fragen
Wie oft kann ich Privatentnahmen tätigen?
So oft Sie möchten – es gibt keine gesetzliche Begrenzung der Häufigkeit. Wichtig ist nur, dass jede Entnahme sofort und vollständig gebucht und belegt wird. Viele Unternehmer tätigen monatliche Entnahmen als „Unternehmerlohn".
Gilt die Privatentnahme auch für GmbH-Gesellschafter?
Nein. Bei einer GmbH gibt es kein steuerliches Privatvermögen des Unternehmens – Zahlungen an Gesellschafter sind entweder Geschäftsführergehalt, Gewinnausschüttung oder (unzulässige) verdeckte Gewinnausschüttung. Privatentnahmen im steuerlichen Sinne gibt es nur bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften.
Was wenn ich vergesse, eine Privatentnahme zu buchen?
Fehlende Buchungen fallen bei der Betriebsprüfung auf – vor allem wenn Kontoauszüge Überweisungen aufs Privatkonto zeigen, die nicht gebucht sind. Das Finanzamt kann dann Schätzungen vornehmen, was in der Regel zu höheren Steuernachzahlungen führt.
Wie lange muss ich Privatentnahme-Belege aufbewahren?
Buchungsbelege müssen nach § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt auch für Eigenbelege zu Privatentnahmen.
Kann mein Steuerberater die Privatentnahmen selbst buchen, oder muss ich das machen?
Der Steuerberater kann die Buchung übernehmen – aber er braucht dafür Ihren Beleg. Ohne Eigenbeleg mit Datum, Betrag und Ihrer Unterschrift fehlt die Grundlage für die Buchung. Die Belegpflicht liegt beim Unternehmer, die buchhalterische Umsetzung kann delegiert werden.
Jetzt Privatentnahme-Beleg erstellen
Kostenlos, ohne Anmeldung – GoBD-konform, sofort als PDF für die Buchhaltung.
Jetzt erstellen →Kostenlos, ohne Anmeldung – fertig in 60 Sekunden.
