Wer im Verein oder in einer gemeinnützigen Organisation tätig ist und dafür eine Aufwandsentschädigung erhält, braucht eine Quittung – nicht nur für das eigene Steuerrecht, sondern vor allem für die Buchhaltung des Vereins. Der Freibetrag von 840 Euro pro Jahr macht die Tätigkeit für viele steuerfrei, aber der Beleg bleibt Pflicht.
Was ist die Ehrenamtspauschale?
Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG ermöglicht es, Einnahmen aus nebenberuflichen ehrenamtlichen Tätigkeiten bis zu 840 Euro pro Kalenderjahr steuerfrei zu behalten. Die Tätigkeit muss dabei:
- nebenberuflich sein (nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer Vollzeitstelle),
- im Dienst oder Auftrag einer gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Organisation stattfinden,
- keine Tätigkeit sein, die bereits von der Übungsleiterpauschale erfasst ist.
Typische Tätigkeiten: Kassierer, Schriftführer, Vorstandsmitglieder, Helfer bei Vereinsveranstaltungen, Fahrdienste, Reinigungsdienste, Platzwarte.
Wann brauche ich eine Quittung?
Eine Quittung ist ab dem ersten Euro erforderlich – nicht aus steuerlichen Gründen für den Empfänger, sondern wegen der Dokumentationspflicht des Vereins. Jede Zahlung muss durch einen Buchungsbeleg belegt werden (GoBD-Pflicht). Das gilt unabhängig davon, ob der Betrag unter dem Freibetrag liegt oder nicht.
Konkret: Erhält ein Vereinsmitglied 50 Euro für die Kassierung bei einem Turnier, muss der Verein eine Quittung in seiner Buchhaltung haben – sonst fehlt der Buchungsbeleg und es drohen Probleme bei der Gemeinnützigkeitsprüfung.
Pflichtangaben auf der Quittung für Ehrenamtspauschale
| Pflichtfeld | Beispiel |
|---|---|
| Name und Adresse des Empfängers | Klaus Weber, Ehrenstraße 7, 70173 Stuttgart |
| Name und Adresse des Vereins (Zahler) | TSV Beispiel e.V., Vereinsring 3, 70174 Stuttgart |
| Beschreibung der ehrenamtlichen Tätigkeit | Kassendienst beim Sommerfest, Platzwartdienst Mai 2026 |
| Zeitraum der Tätigkeit | 01.05.2026 – 31.05.2026 |
| Betrag | 120,00 Euro (Einhundertzwanzig Euro) |
| Hinweis auf Freibetrag (empfohlen) | „Zahlung im Rahmen der Ehrenamtspauschale § 3 Nr. 26a EStG" |
| Zahlungsdatum und -art | 01.06.2026, Überweisung |
| Unterschrift des Empfängers | Handschriftlich |
Ehrenamtspauschale vs. Übungsleiterpauschale
| Merkmal | Ehrenamtspauschale | Übungsleiterpauschale |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 3 Nr. 26a EStG | § 3 Nr. 26 EStG |
| Freibetrag/Jahr | 840 Euro | 3.000 Euro |
| Tätigkeiten | Alle ehrenamtlichen Vereinstätigkeiten | Ausbildung, Lehre, Betreuung, Pflege |
| Kombination möglich? | Nein – für dieselbe Tätigkeit nur eine Pauschale | |
| Typische Berufsbilder | Kassier, Schriftführer, Helfer | Trainer, Chorleiter, Pflegekräfte |
| Arbeitgeberbescheinigung nötig? | Empfohlen | Empfohlen |
Ein Verein kann einer Person beide Pauschalen gewähren, wenn die Person zwei verschiedene Tätigkeiten ausübt – z.B. Trainer (Übungsleiterpauschale) und Kassierer (Ehrenamtspauschale). Pro Tätigkeit gilt jedoch nur eine Pauschale.
Steuerfreiheit und Dokumentationspflicht
Für den Empfänger: Beträge bis 840 Euro/Jahr müssen nicht in der Einkommensteuererklärung angegeben werden. Übersteigen die Einnahmen den Freibetrag, ist nur der übersteigende Betrag zu versteuern. Eine Jahresbescheinigung des Vereins hilft dabei, den Überblick zu behalten.
Für den Verein: Gemeinnützige Vereine müssen nachweisen können, dass Zahlungen an Mitglieder im Rahmen der gesetzlichen Grenzen erfolgt sind. Quittungen sind Pflichtbestandteil der Buchführungsunterlagen und müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Muster: Ausgefülltes Beispiel
QUITTUNG – Ehrenamtspauschale
Ich, Klaus Weber, Ehrenstraße 7, 70173 Stuttgart, bestätige den Erhalt von 120,00 Euro (Einhundertzwanzig Euro) als Aufwandsentschädigung für ehrenamtliche Tätigkeit (Kassendienst Sommerfest, Platzwartdienste) vom 01.05.2026 bis 31.05.2026.
Zahler: TSV Beispiel e.V., Vereinsring 3, 70174 Stuttgart
Rechtsgrundlage: § 3 Nr. 26a EStG (Ehrenamtspauschale)
Zahlungsdatum: 01.06.2026 Zahlungsart: Überweisung
Stuttgart, 01.06.2026 ________________________
Unterschrift Empfänger
Häufige Fragen
Kann ich die Ehrenamtspauschale bei mehreren Vereinen gleichzeitig nutzen?
Der Freibetrag von 840 Euro gilt pro Person und Jahr – unabhängig davon, für wie viele Vereine man tätig ist. Die Einnahmen aller Vereine werden zusammengerechnet.
Muss der Verein gemeinnützig sein?
Ja. Die Ehrenamtspauschale gilt nur für Tätigkeiten bei gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Körperschaften. Bei nicht anerkannten Vereinen entfällt die Steuerfreiheit.
Brauche ich eine Quittung, wenn ich den Betrag gespendet habe?
Ja. Auch wenn Sie den Betrag direkt an den Verein zurückspenden (sogenannter Rückspendenverzicht), muss der Zahlungsfluss zunächst durch eine Quittung belegt werden. Anschließend stellt der Verein eine Spendenquittung aus.
Wie lange muss der Verein Quittungen aufbewahren?
Buchführungsunterlagen einschließlich Quittungen müssen nach § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Ist eine digitale Quittung gültig?
Grundsätzlich ja, wenn sie den Anforderungen der GoBD entspricht (unveränderlich, vollständig, lesbar). Für den einfachen Vereinsalltag empfiehlt sich jedoch ein ausgedrucktes Dokument mit handschriftlicher Unterschrift.
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